Beskyttelse af Personoplysninger

Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelsespolitikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at A/S Boligbeton beskytter alle personoplysninger i overensstemmelse med betingelserne i persondataforordningen. Politikken oplyser også om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

1. Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger

A/S Boligbeton behandler personoplysninger om:

• Medarbejdere og disses pårørende
• Tidligere medarbejdere
• Ansøgere
• Bestyrelsesmedlemmer
• Aktionærer
• Kunder
• Leverandører

Vi har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at A/S Boligbeton kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandørkontrakter samt kommunikere entydigt med kunder og leverandører.

2. Behandlingens formål og lovlighed

Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:

• Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
• Stamdata for kunder samt markedsføring, ordrer og salg
• Stamdata for leverandører og køb
• Overvågning af Boligbetons indgange og fabriksområde

Vi benytter kun personoplysningerne til de nævnte formål, og vi indsamler kun de oplysninger,
som er nødvendige til opfyldelse af formålet.

3. Opbevaring og sletning

A/S Boligbeton har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af
personoplysninger:

• Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
• Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
• Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet med behandlingen.
• Personoplysninger for medarbejdere slettes fem hele regnskabsår efter endt ansættelse, og personoplysninger om ansøgere slettes efter seks måneder.
• Videooptagelser fra overvågningskameraer slettes senest efter 2 måneder.

4. Datasikkerhed

A/S Boligbeton har gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

• Kun medarbejdere med arbejdsbetinget behov får adgang til de registrerede personoplysninger
• Alle computere har adgangskode.
• Alle computere er beskyttet af samlet sikkerhedspakke. Netværk og alle enheder er beskyttet af en central firewall. Sikkerheden opdateres løbende automatisk.
• Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
• Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
• Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering eller ved direkte og godkendt aflevering på forbrændingen.
• Alle relevante medarbejdere instrueres i behandling og beskyttelse af personoplysninger.

5. Videregivelse

Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder, SKAT, pengeinstitutter, pensionsselskaber, fagforeninger, selskabets revisor, forsikringsselskab samt lønbureau.

A/S boligbeton lægger ved særlige lejligheder situationsbilleder ud på virksomhedens hjemmeside/Facebook fra sociale arrangementer og lign. De enkelte billeder vil ved henvendelse blive fjernet, hvis en deltager føler sig udstillet eller krænket.

6. Databehandlere
A/S Boligbeton benytter udelukkende databehandlere, som kan garantere, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav.

7. Rettigheder

A/S Boligbeton varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning. Registrerede har ret til at klage til Datatilsynet.

8. Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder A/S Boligbeton hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Virksomhedens direktion er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan A/S Boligbeton har afhjulpet eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem A/S Boligbeton
behandler personoplysninger, vil vi underrette disse. A/S Boligbeton dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden.

25. maj 2018